Datenschutz­erklärung

CheckCourt UG (haftungsbeschränkt)
vertreten durch den Geschäftsführer Tim Arnold
c/o Tim Arnold, Einsteinstraße 3, 85748 Garching bei München
E-Mail: support@checkcourt.de

Die vollständigen Kontaktdaten findest du im Impressum.

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO nicht erfüllt sind. Für Datenschutzanfragen wende dich bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Bei der Datenverarbeitung über CheckCourt nimmt der Anbieter zwei unterschiedliche Rollen ein. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, an wen du dich bei Fragen und zur Ausübung deiner Rechte wenden musst.

Der Anbieter ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für alle Daten, die zum Betrieb der Plattform, zur Vertragsabwicklung mit den Vereinen und zur eigenen Geschäftstätigkeit verarbeitet werden:

• Registrierungs- und Account-Daten des Vereinsadmins
• Support-Kommunikation
• Feedback und Fehlerberichte
• Technische Protokolldaten (Server-Logs, Sicherheits-Logs)
• Ggf. Rechnungs- und Zahlungsdaten bei kostenpflichtigen Tarifen

Für diese Daten gelten die Regelungen in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

Für Daten, die von Vereinen in CheckCourt zur Verwaltung ihrer Mitglieder und ihres Vereinsbetriebs verarbeitet werden (insbesondere Mitgliedsdaten, Buchungen, Gastgebühren, Kiosk-PINs, Mannschafts- und Trainerinformationen sowie das vereinsbezogene Änderungsprotokoll), ist der jeweilige Verein Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Anbieter handelt hier ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem jeweiligen Verein und nach dessen Weisung.

Für Informationen zur Verarbeitung dieser Daten und zur Ausübung deiner Betroffenenrechte wende dich bitte an deinen Verein als Verantwortlichen.

Die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung durch CheckCourt als Verantwortlicher erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): die Zusendung des Digitalisierungs-Leitfadens per E-Mail nach Anforderung und Bestätigung sowie der Versand des Newsletters nach Anmeldung und Bestätigung (siehe Abschnitt 4.4).
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Bereitstellung des Administratorkontos und der Plattform gegenüber dem Verein als Vertragspartner.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung der Plattform, Missbrauchsprävention sowie Produktanalyse.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Soweit steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten die Speicherung bestimmter Daten erfordern.

• Inhalt von Support-Anfragen an support@checkcourt.de
• Fehlerberichte und Feedback über die Feedback-Plattform

Hinweis: Mitgliedsdaten, Buchungen, Gastgebühren, PINs, Mannschafts- und Trainerinformationen sowie das vereinsbezogene Änderungsprotokoll werden im Auftrag des jeweiligen Vereins verarbeitet. Für diese Daten ist der Verein Verantwortlicher (siehe Abschnitt 2.2). Informationen dazu erhältst du in der Datenschutzerklärung deines Vereins.

Auf checkcourt.de kannst du den Digitalisierungs-Leitfaden für Tennisvereine 2027 anfordern und dich für den CheckCourt-Newsletter anmelden. Im Newsletter senden wir dir Einladungen zu Webinaren und Neuigkeiten rund um Tennis und Vereinsleben, etwa zu neuen Funktionen von CheckCourt. Beides sind getrennte Einwilligungen: Wer den Leitfaden anfordert, erhält dadurch keinen Newsletter. Wir verwenden deine E-Mail-Adresse ausschließlich, um dir den Leitfaden oder den Newsletter zu senden und deine Anforderung oder Anmeldung zu verwalten.

Rechtsgrundlage: deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bestätigung deiner E-Mail-Adresse (Double-Opt-in): Nach dem Absenden eines Formulars senden wir dir eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du diesen Link öffnest und die Bestätigung auf unserer Website abschließt, ist deine Einwilligung bestätigt. Beim Leitfaden senden wir dir danach den Leitfaden per E-Mail, beim Newsletter nehmen wir dich in den Verteiler auf. Der Bestätigungslink ist 7 Tage gültig. So stellen wir sicher, dass niemand eine fremde E-Mail-Adresse einträgt.

Gespeicherte Daten:

• E-Mail-Adresse
• Zeitpunkt, Version und Wortlaut deiner Einwilligung
• über welches Formular du sie erteilt hast (Leitfaden oder Newsletter)
• Zeitpunkt der Bestätigung
• Zeitpunkt der Abmeldung

Deine IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Sie wird nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher verwendet, um massenhafte Anfragen zu begrenzen.

Versand: Die E-Mails versenden wir über Amazon Simple Email Service (siehe Abschnitt 6.2). Darüber hinaus geben wir deine Daten nicht weiter.

Widerruf: Du kannst jede Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an support@checkcourt.de. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Speicherdauer: Anforderungen und Anmeldungen, die du nicht bestätigst, löschen wir automatisch 30 Tage nach dem letzten Absenden des Formulars. Bestätigte Einwilligungen speichern wir, bis du dich abmeldest oder sie auf anderem Weg widerrufst. Nach einem Widerruf senden wir dir dazu keine E-Mails mehr. Deine E-Mail-Adresse sowie die Zeitpunkte von Einwilligung und Widerruf bewahren wir danach auf, um nachweisen zu können, dass die Einwilligung vorlag und der Widerruf beachtet wurde (Art. 7 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO). Diese Nachweisdaten bewahren wir auf, solange wir den Nachweis der Einwilligung und des Widerrufs rechtlich benötigen.

Zur Bereitstellung der Plattform setzt CheckCourt folgende Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Diese werden sowohl für die Verarbeitung der Daten eingesetzt, bei denen CheckCourt selbst Verantwortlicher ist, als auch im Rahmen der Auftragsverarbeitung für die Daten der Vereine.

IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland.

Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg (Amazon Simple Email Service). Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU (Region Frankfurt). Es werden nur E-Mail-Adresse und Name des Empfängers übermittelt.

PostHog Inc., EU-Instanz (Frankfurt, Deutschland) über eu.posthog.com. Erfasst werden:

• Seitenaufrufe und Navigationsverhalten (anonymisiert)
• Feature-Nutzung
• Fehlermeldungen und technische Ereignisse
• Gerätetyp und Browserversion

Eine IP-Speicherung findet nicht statt. PostHog setzt keine Cookies; die Identifikation erfolgt über lokalen Browserspeicher, der mit der Sitzung gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Fehlerbehebung der Plattform).

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR statt.

Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• better-auth.session_token: Authentifizierungs-Cookie, HttpOnly, 7 Tage Gültigkeit

PostHog verwendet keine Cookies, sondern lokalen Browserspeicher zur anonymen Sitzungserkennung. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

Die folgenden Angaben gelten für Daten, die CheckCourt als Verantwortlicher verarbeitet:

• Administratorkonto: Solange das Konto aktiv ist, zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Sessions: Automatische Löschung nach 7 Tagen Inaktivität
• Server- und Sicherheits-Logs: In der Regel 30 Tage, maximal 90 Tage zur Abwehr von Angriffen
• Support-Kommunikation: Solange zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich, anschließend bis zu 3 Jahre zur Dokumentation

Für die Speicherdauer von Mitgliedsdaten und weiteren im Auftrag der Vereine verarbeiteten Daten siehe die Datenschutzerklärung des jeweiligen Vereins.

Dir stehen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Anfragen zu Daten, die CheckCourt als Verantwortlicher verarbeitet (z. B. dein Administratorkonto, Support-Kommunikation): bitte an support@checkcourt.de.

Anfragen zu Mitgliedsdaten, Buchungen und weiteren Daten, die CheckCourt im Auftrag deines Vereins verarbeitet: bitte direkt an deinen Verein als Verantwortlichen.

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für CheckCourt ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

Alternativ kannst du dich an die Aufsichtsbehörde deines Wohnorts oder des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen:

• Verschlüsselte Übertragung via HTTPS/TLS
• Passwörter werden ausschließlich als Bcrypt-Hashes gespeichert
• API-Schlüssel für Kiosk-Geräte werden als SHA-256-Hashes gespeichert
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Mandantentrennung: Daten verschiedener Vereine sind logisch vollständig isoliert
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen im Änderungsprotokoll

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen der Plattform oder der rechtlichen Anforderungen aktualisiert werden. Die jeweils aktuelle Version ist unter dieser URL abrufbar.